ما هي 5 مزايا لأفضل فاتورة إلكترونية 2021؟

مقدمة

عام 2021 هو العام الجديد للأمل المتجدد والتفاؤل المتجدد في تاريخ البشرية. نظرًا لأن جائحة Covid-19 قد أثر سلبًا على الجنس البشري ، فإن القرار الجديد للبشرية هو الكفاح ضده. الخيار الوحيد المتبقي هو وضع خطط واستراتيجيات أعمالنا بطريقة تزيد من الربحية.

نصيحة وحشية لعملك

يجب عليك اعتماد أفضل فاتورة إلكترونية لضمان الحد الأقصى لمعدل التدفق النقدي وتحسين الوضع المالي. يجب مراعاة المزايا العديدة للفوترة الإلكترونية أثناء نشر أي برنامج عبر الإنترنت.

الفوائد الحيوية للفاتورة الإلكترونية

تؤخر العديد من الشركات تنفيذ الفواتير الإلكترونية على الرغم من أنه يتعين عليها اتخاذ الإجراء الآن في عام 2021. يتم تبادل الملايين والمليارات من هذه الفواتير سنويًا بين العملاء والموردين في سلسلة التوريد.

ومع ذلك ، فإن غالبية هذه الفواتير لها تنسيقان: تنسيق ورقي أو بريد إلكتروني. تخلق هذه التنسيقات أوجه قصور لمؤسسة حسابات المدفوعات (AP) التابعة للمشتري. قد يؤدي هذا أيضًا إلى زيادة أيام المبيعات المعلقة (DSO) للمورد. ينتج DSO المتزايد من “تعويم البريد الإلكتروني”. يعتمد تعويم البريد الإلكتروني على الأيام التي تستهلكها الفاتورة للانتقال من المورد حتى يتم استلامها وتدوينها بواسطة فريق AP الخاص بالعميل.

يمكن للموردين الذين يمكنهم إرسال الفواتير من خلال الوسائل الإلكترونية الحصول على أموال بشكل أسرع ولا يواجهون أي مشاكل في الدفع. كل هذا السيناريو يؤدي إلى تحسين التدفق النقدي للأعمال والصحة المالية.

تسجيل الفواتير الرقمية

تقدم جميع الفواتير المستلمة في التنسيقات التقليدية للورق أو البريد الإلكتروني تكاليف وتعقيدات غير ضرورية في عملية AP من جانب العميل. بالنسبة لجميع الفواتير المستلمة عبر البريد الإلكتروني ، يجب تخزين المستندات وتوجيهها وفحصها أحيانًا بحثًا عن إدخالها الناجح في نظام AP. يجب حفظ المستندات في حالة تنسيق البريد الإلكتروني. من ناحية أخرى ، يسمح تلقي الفواتير بتنسيق إلكتروني لشركتك بأداء التقاط البيانات تلقائيًا ، مما يسمح بمعالجة أقل لمسًا في الحصول على البيانات إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (أو الواجهة الخلفية) للدفع.

التحقق من الفواتير مع الأتمتة

تقوم العديد من مؤسسات AP بإجراء عمليات التحقق في وقت المعالجة للدفع والموافقة. الآن ليست هناك حاجة للتحقق اليدوي في حالة الفواتير الإلكترونية الآلية. عند معالجة الفواتير الإلكترونية ، يمكن لفرق AP الاستفادة من أتمتة AP المتاحة جنبًا إلى جنب مع إدارة عمليات الأعمال. يتم استخدام التقنيات مثل OCR و EDI و Document Assembly.

التوافق مع الأتمتة

إحدى عمليات التحقق الأكثر تعقيدًا التي يتم إجراؤها هي عملية المطابقة للفواتير المستندة إلى أمر الشراء (PO). بشكل عام ، تكون عمليات المطابقة من ثلاثة أنواع. النوع الرئيسي يتعلق بمطابقة الفاتورة مع أمر الشراء.

تتضمن معظم عمليات المطابقة التفاوتات التي تفرض فيها السياسة التنظيمية أن الفاتورة يجب أن تتطابق. وفقًا لسياسة الشركة أو القواعد المحددة ، يمكنك تلبية أسباب التساهل المسموح بها في إجراءات المطابقة الآلية.

يمكن أن تكون هذه الحسابات معقدة للغاية ولكن مع الفواتير الإلكترونية ، توجد التكنولوجيا لالتقاط جميع البيانات المطلوبة اللازمة للمعالجة.

بوابة البائع

يجب أن يكون العنصر الأساسي لأفضل فاتورة إلكترونية هو بوابة المورد أو بوابة البائع. يسهل هذا النوع من البوابة على البائعين التحقق من حالة معالجة المدفوعات إلى جانب مصطلح جديد يسمى الخصم الديناميكي. تتيح هذه الخدمة الجديدة للبائع الاستفادة من أفضل أنواع الخدمة الذاتية في أي وقت.

إدارة أفضل للنقدية

من أجل رؤية نظام AP ، تستغرق الفواتير الورقية التقليدية أو الفواتير المستندة إلى البريد الإلكتروني الكثير من الوقت. بدون الرؤى اللازمة حول الفواتير ، أثناء الموافقة عليها ، يفتقر مديرو النقد إلى البيانات الكاملة المطلوبة للتنبؤ.

قد تؤدي الفاتورة الكبيرة التي قد لا تظهر في نظام AP إلى عجز نقدي كبير حول التوقعات. وبالتالي ، قد تصبح أموالك المالية غير مستقرة لأنك تحتاج إلى اقتراض أموال في اللحظة الأخيرة. من خلال اختيار الفواتير الإلكترونية ، يتم عرض جميع المدفوعات القادمة لمؤسسات المالية والخزينة في نظام المحاسبة. ومن ثم تم تحسين دقة التنبؤ بشكل كبير.

عندما تتحدث عن عملية الخصم ، يستفيد كل من المورد والعميل من ميزة إدارة النقد للفواتير الإلكترونية. يقدم الموردون عمومًا خصومات على المدفوعات المبكرة للحصول على النقد بسرعة وتجنب أي حسابات خاطئة.

من ناحية أخرى ، يتمتع العميل بمزايا هذه الخصومات من خلال الحصول على الأصناف والمنتجات بسعر مخفض. ومن ثم يتم تطبيق برنامج الخصم الديناميكي للتأثير على العلاقة بين العملاء والموردين وبالتالي تعزيزها.

Published by smaccsoft

SMACC هو برنامج محاسبة عبر الإنترنت للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة لإدارة أعمالها وزيادة الإنتاجية. ابدأ الآن مع نسخة تجريبية مجانية.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Create your website with WordPress.com
Get started
%d bloggers like this: